Membre de l’équipe dirigeante et du comité en fonction du règlement intérieur, le protocole – parfois désigné comme « chef du protocole » - joue un rôle essentiel dans la bonne marche d’un club.
Loin d’être une fonction honorifique, il assure le bon déroulement des réunions et favorise l’harmonie entre les membres, les invités et les visiteurs.
Préparation des réunions statutaires
- - Assume la relation avec la direction et le personnel du siège du club.
- - Veille à l’aménagement de la salle où se tient la réunion statutaire : installation des emblèmes du Rotary et des fanions.
- - Assure le fonctionnement du matériel audio-visuel, en particulier pour le conférencier.
- - Dispose en permanence de fanions en cas de demande d’échange.
- - Prépare le cadeau éventuel remis à un conférencier.
Rôle au cours des réunions
- - Gère le temps en rappelant discrètement au président l’horaire à respecter.
- - Accueille les visiteurs (Rotariens d’autres clubs ou des Rotariables), ainsi que le conférencier s’il est extérieur au club.
- - Identifie les visiteurs, invités, accompagnants. Signale au trésorier les paiements ou gratuités des personnes extérieures au club.
- - Présente le visiteur aux membres et le place à table.
- - Assure la prise de photos et la signature de l’éventuel livre d’or.
- - Appelle les membres à prendre place pour que la réunion débute à l’heure ; s’assure de l’intégration des nouveaux membres. Il est important que les membres récents ne se sentent pas isolés, ce qui est parfois source de démission.
- - Présente au micro les invités, visiteurs et le conférencier.
- -Lecture du menu, annonce des anniversaires, événements familiaux et professionnels.
- -Accueille discrètement les retardataires (places prévues à leur attention)....
- Article complet à lire dans le RotaryMag de JUIN 2024
